公文写作基础知识

公文写作基础知识

（快速构思、有力表达，用逻辑思维提升公文写作水平）

目的内容明确、结构层次清晰、格式规范的高质量公文可以快速提高企业信息传达效率，在企业管理、沟通、决策等过程中发挥着重要的作用，是现代企业管理水平高低的重要标志之一。然而，大多企业内部的公文写作却是—— 

1、目标偏： 写不到点子上，所写不是领导想要的。

2、结构乱： 条理不清，先后不分，写到哪里是哪里。

3、材料虚： 套话连篇，空洞无物；弄虚作假，好喜表功。

4、呈现差： 要么太简单只讲结论不分析，只讲表象不提炼；要么太啰嗦，只讲细节无观点，事无巨细不突出。

5、格式乱： 不能严格按照规范要求写作，搞不清不同种类公文的区别和相同之处，经常弄错。

6、用词错：对用词、用语的把握不到位，经常出现用语表达错误。

因为上述问题导致的公文写作水平不足，严重影响了和制约了企业信息传递效率，让管理者每天必须耗费大量的时间和精力阅读处理各种低水平的文件，让企业内部领导和下属、同事和同事、部门和部门、公司与客户之间出现诸多沟通障碍，沟通表达效率不高，成为了企业管理中最普遍的问题。

“金字塔原理”是帮助企业员工高效表达、提升沟通效率的有力武器！目前，来自全球最著名管理咨询公司麦肯锡的金字塔原理，已成为世界500强企业要求员工思考和表达必须掌握的黄金法则，可以用在沟通交流、写作、思考甚至是企业经营管理等方方面面，能够迅速帮助个人提高生产力、组织提升绩效，被认为是高效人士必须养成的思考与表达习惯。

本课程从“金字塔原理”入手，结合常见的公文类型和公文写作的基本要求，旨在帮助学员掌握逻辑性思考和表达的方法，做到快速构思、有力表达，让写作的公文观点鲜明、重点突出、逻辑清晰、层次分明、简单易懂，大大提高企业层级间沟通的效率和质量，减少不必要的浪费和障碍，快速提升沟通的效率和效果，使信息传递顺畅，管理高效。

【课程目标】

本课程旨在通过一系列的思维与表达训练来提高学员的公文构思及写作的能力，做到快速构思、有力表达、写作高效：

1、清晰思考：通过富有逻辑的金字塔结构思维训练，提高思维的逻辑性、结构性，形成优秀的思维模式，有助于在公文写作中使文章重点更突出、层次更清晰、结构更严谨。

2、表达有力：运用金字塔结构化的方法写作公文，让文章更加系统、清晰，做到语言准确、思路清晰、快速归纳要点，提高沟通效率，有效推动各项工作开展。

3、专业呈现：帮助参训学员规范公文写作格式，熟悉公文写作思路，以便在汇报、总结、会议等职场正式表达场景下更加精准、严密地表述思想。

4、形成规范模式：帮助受训企业在内部形成彼此交流时共通的思维和语言平台，形成统一的规范模式、固定的表达要求，大大节约沟通时间，提高沟通效率，以更好地落实和传达各项工作要求，从而促进企业整体运营效率的提升。

【课程特色】

l使用参训企业提供的真实案例，进行现场分析与解决，帮助学员得到最直接的收益

l“实战训练+行动学习”的学习模式，课程中能产出对企业有价值、可应用的成果

l采用视频、案例、竞赛、小组讨论等多种教学形式，能充分调动学员的学习积极性

l工具多方法多，现学现用立竿见影，学员完成培训之后即能学以致用解决实际问题

授课对象：

中高层管理者、各职能部门经理/主管、骨干员工、客户经理等需要频繁写作表达的员工

授课时长：

1天（每天6小时）

授课方法：

理论讲授（20%）+案例分析（30%）+小组研讨（20%）+实操练习（30%）

“练习”贯穿整个教学过程，通过实战训练帮助学员真正改善提高逻辑思考力、表达力

【课程中提供的方法和工具】

1）结构化思考——结构清晰，逻辑严谨

2）金字塔模型——重点突出，逐层细化

3）高效表达三维模型——改善效果，聚焦结构

4）思维导图——发散思考，突破思维限制（可选项）

5）30秒钟电梯法则——直奔主题和结果

6）MECE法则——不重复、无遗漏

7）思维显性化——隐性思维显性呈现

8）思维流程化——混乱思维条理化

9）结构化接收信息——建立结构，提升效率

10）思维结构四大类型——整理思绪，形象呈现

11）SCQA——序言结构，直入人心

12）横向逻辑——多角度考虑问题

13）纵向逻辑——深入分析，挖掘本质

14）自上而下——疑问回答，换位思考

15）自下而上——概括总结，精准用词

16）演绎推理——必然结论，强烈说服

17）归纳推理——理清逻辑，条理呈现

18）PPT结构化——重点突出，表达有力

【课程大纲】

第一单元：公文写作的基础思维

写作本质上是思维的运用，思维品质决定了写作质量，公文写作容易出现目标偏、结构乱等诸多问题，这些问题产生的主要根源之一就是思维没有逻辑性、缺乏结构化，在写作时善于运用金字塔逻辑思维能有效地解决这些问题。

1、公文写作中的六大常见问题

目标偏： 写不到点子上，所写不是领导想要的。

结构乱： 条理不清，先后不分，写到哪里是哪里。

材料虚： 套话连篇，空洞无物；弄虚作假，好喜表功。

呈现差： 要么太简单只讲结论不分析，只讲表象不提炼；要么太啰嗦，只讲细节无观点，事无巨细不突出。

格式乱： 不能严格按照规范要求写作，搞不清不同种类公文的区别和相同之处，经常弄错。

用词错：对用词、用语的把握不到位，经常出现用语表达错误。

2、基于金字塔原理的公文写作

 “论”：结论先行

 “证”：上下对应

 “类”：分类清晰

 “比”：排列有序

案例：金字塔原理在公文写作中的应用

3、缜密的思维是写好公文的前提

公文写作需要的思维品质

麦肯锡MECE法则的要求

结构化思考模型的应用

【成果落地】掌握金字塔原理的四大基本原则，并能结合麦肯锡MECE法则和常见的结构化思考模型，提高自身公文写作的思维能力。

第二单元：公文写作的规范要求

公文是一种具有高度规范性的文体，规范才能保持公文的完整性、准确性和权威性，高品质的公文源于结构规范、格式规范、语言规范等方面的完美结合。

1、公文写作的格式规范

公文首页版式

公文末页版式

附件说明页版式

2、公文写作的语言规范

公文的用语用字要求

公文常用特定用语

3、公文写作的结构规范

公文普遍的结构格式

标题的结构

主送单位的结构

正文的结构

结尾的结构

【成果落地】掌握公文写作的格式规范、语言规范、结构规范的要求，能够从这三个维度判断公文的质量水平。

第三单元：常见公文的写作要点

常见公文如通知、公函、新闻稿等都有其各自的特点和要求，在充分了解这些内容的基础上才能够针对性地写好相应文体的公文。

通知

公函

新闻稿

汇报材料（报告、工作简报、工作总结）

其它

【成果落地】掌握常见公文如通知、公函、新闻稿等的特点及写作要求。

第四单元：公文写作的实战演练

有了逻辑清晰的框架，写作行文时才能够做到行云流水。采用金字塔结构化的方式写作公文，能够在最短的时间内构建公文的完整框架，能够让我们写出的公文重点更突出、层次更清晰、结构更严谨，同时提高了公文写作的效率，节约时间成本。

1、基于目标定主题——根据目标给出简单、准确、闪光的结论性主题并选择合适导入模式

a.从目标出发设计公文主题

设定场景：提前设定表达场景、明确受众

明确目标：希望表达后对方达成哪些行为

确定主题：换位思考、从听众的角度设定

b.公文主题设定的CFP原则

C（明确）准确清晰、易于理解的语言描述

F（聚焦）确保主题精准地为核心目标服务

P（利益）主题必须包含受众关注的利益点

c.主题导入（序言）四要素

S（情景）：原本稳定的状态描述

C（冲突）：颠覆现状、发现问题

Q（疑问）：指出待完成重要课题

A（方案）：提出假设性解决方案

根据不同需求选择不同表达模式

（1）标准式：S—C—Q—A

（2）开门见山式：A—S—C

（3）突出信心式： C—S—A

（4）突出忧虑式：Q—S—C—A

2、纵向结构搭框架——自上而下与自下而上相结合，构建上下对应、内容完整、主题明确的框架

a.自上而下答疑分解

第一步：设想问题，完全从对方角度出发

第二步：回答问题，设想答案以解除疑惑

第三步：分解问题，逐层分解并回答疑问

b.自下而上概括总结

第一步：列出要点，收集信息并罗列要点

第二步：分类汇总，将信息分为不同类别

第三步：概括结论，写出有思想的主题句

c.概括分组思想的技巧

行动性思想：说明行动产生的结果/目标

描述性思想：找出各要点之间的共性

3、横向结构理顺序——采用演绎或者归纳两种逻辑方法确认每组思想的具体分类和顺序

a.演绎逻辑让说服更有力

标准式：让表达具有说服力的根本

常见式：最常见、实用的说服方式

b.归纳逻辑让要点更清晰

按时间归纳

按结构归纳

按重要性归纳

c.逻辑关系组合应用

组合形式A

组合形式B

【成果落地】掌握运用金字塔结构化构建公文完整框架的主要步骤，以及各个步骤中的具体方法和技巧，让写出的公文做到重点突出、层次清晰、结构严谨。

总结——课程知识点全面回顾

帮助学员进一步回忆和强化公文写作的知识、方法、工具、技巧。